Yrityksen laskutus kuntoon - lue vinkit
Pitkät maksuajat ja laskujen maksaminen myöhässä tuottavat päänvaivaa varsinkin pienyrityksille. ”Hyvässä kassanhallinnassa on tärkeää sujuvan ja säännöllisen laskutuksen lisäksi yrityksen perintäprosessista ja luottokäytännöistä huolehtiminen”, muistuttaa yritysrahoituspäällikkö Kalle Lepola Säästöpankista.
Sujuva ja säännöllinen laskutus on yksi yrityksen kassanhallinnan perusedellytyksistä. Mutta haasteita riittää. ”Olen törmännyt tilanteisiin, jossa yleensä isommat yritykset vaativat alihankkijoiltaan pidempiä maksuaikoja. Asiakkainamme on paljon alle 10 hengen yrityksiä, joille pitkät, joskus jopa yli kuukauden mittaiset maksuajat yhdistettynä laskujen maksun viivästymiseen tuottavat haasteita, kertoo yritysrahoituspäällikkö Kalle Lepola Someron konttorista.
Riittäväthän rahat aina omien laskujen maksamiseen?
”Kassanhallinnan tärkeimpänä tavoitteena on varmistaa, että yrityksen omat rahat riittävät aina liiketoiminnan ylläpitämiseen. Avainasemassa rahojen riittävyyteen ovat omille asiakkaille myönnetyt sopivat maksuajat, laskujen maksamisen säännöllinen seuraaminen sekä yritykselle sopivan perimiskäytännön löytäminen”, kertoo Lepola.
Yrityksen omien maksettavien laskujen ja saatavien tulisi olla tasapainossa. Kalle muistuttaakin: ”Yrityksen pitäisi mahdollisuuksien mukaan pyrkiä tilanteeseen, jossa se saa rahat asiakkaalta yrityksen tilille, ennen kuin lasku omalle toimittajalle tai alihankkijalle kyseiseen projektiin liittyen tulee maksettavaksi.”
Laskutus säännölliseksi ja kohti sähköistä laskutusta
Hyvään kassanhallintaan kuuluu laskujen lähteminen ajallaan ja hyvää laskutustapaa noudattaen. Tähän kuuluvat mm. laskun tietojen selkeys, riittävän maksuajan antaminen sekä viivästyskoron pysyminen lain mukaisena. Jotta laskut saadaan liikkeelle, laskutuksesta kannattaa tehdä rutiini. Yrittäjä voi esimerkiksi päättää, että laskut lähtevät aina eteenpäin perjantaisin. Tällöin laskujen lähettäminen pysyy jatkuvasti ja säännöllisesti asialistalla.
Yritykset siirtyvät yhä enemmän kohti sähköistä laskutusta. Sähköinen laskutus nopeuttaa yrityksen omaa laskutusprosessia, kun laskun perille menemiseen ei tarvitse varata aikaa. Jos yritys ei voi itse tehdä sähköisiä laskuja, siihen on saatavilla apua pankista – ja silloin välttää vähintäänkin sen postilaatikolle juoksemisen.
Tilitoimisto mukaan laskutusta tehostamaan?
Toimintojen ulkoistamisessa yrityksen kannattaa aina pohtia, kannattaako asia tehdä itse vai olisiko se helpompi hoitaa toisella tavalla – ja keskittää yrityksen omat resurssit esimerkiksi myynnin kehittämiseen. Laskutuksen hoitamisessa tilitoimisto voi olla verraton apu ja kumppani jo pienellekin yritykselle.
”Tilitoimiston ottamiseen ei ole mitään kokovaatimuksia. Mielestäni pienenkin yrityksen kannattaa ottaa ulkopuolinen kumppani vaikka saman tien, jos tuntuu, ettei asian hoitaminen itse ole tehokasta. Eri toimijat vaativat myös enenevissä määrin laskuja sähköisesti ja kirjanpitäjä voi hoitaa tämänkin asiakkaan puolesta. Laskutuksen kuormittavuuteen ja ulkopuolisen avun tarpeeseen myös laskujen kappalemäärällä on merkitystä”, Lepola summaa.
Perintä kuuluu hyvään kassanhallintaan – muista vähintään ”pehmoperintä”
Kun yritys seuraa asiakkaidensa laskujen maksamista säännöllisesti, isoja yllätyksiä ei pääse muodostumaan. Yrityksen tulee miettiä omaa luottopolitiikkaansa, eli kenelle se haluaa myydä, millaisilla maksuajoilla ja kuinka suureen luottoon saakka.
Kalle kehottaa yrittäjiä miettimään aihetta tarkkaan: ”Joskus yrittäjät venyvät ihan liikaakin. Hyville asiakkaille annetaan aina vain lisää aikaa laskujen maksamiseen ja luotetaan siihen, että kyllä lasku hoidetaan, kun on se aina ennenkin hoidettu. Mutta mitä tapahtuu, kun asiakas ensimmäisen kerran jättää laskun hoitamatta? Onko yrityksellä oikeasti varaa ottaa riski tuhansien, tai jopa kymmenien tuhansien luottotappiosta?”
”Olen huomannut, että varsinkin kun yrittäjät laskuttavat toisia yrityksiä, perimisen aloittamiseen on iso kynnys. Ei haluta suututtaa ketään. Totta kai tämä kannattaakin huomioida, niin pitkä yhteistyö ei katkea yhteen perintäkirjeeseen. Perimisen ei tarvitsekaan tarkoittaa yhteydenottoa ulosottoon. Suosittelen kaikkia yrityksiä kokeilemaan vähintään ”pehmoperintää”. Eli jos asiakkaan lasku on myöhässä, niin ei muuta kuin luuri kouraan ja ystävällinen muistutussoitto asiakkaalle, että mites nyt, kun lasku on myöhässä” Kalle vinkkaa. Jos ”pehmoperintä” ei tuota tulosta, kannattaa tutustua eri perintätoimistojen verkkopalveluihin.
Tahdotko keskustella lisää yrityksesi kassanhallinnasta ja laskutuksesta? Ota yhteyttä, niin hoidetaan molemmat kuntoon.
Artikkeli kuuluu yrittäjän tehokurssiin. Neljän viikon ilmaisen kurssin aikana saat tietoa yrityksen rahoituksesta, kassanhallinnasta, lakiasioista, yrittäjänä sijoittamisesta ja siitä, miten yrityksiä yritetään huijata. Tilaa yrittäjän tehokurssi sähköpostiisi.